Minimieren Sie Risiken durch ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagementsystem

Ihr vollautomatisiertes Dokumentenmanagementsystem für Ihren KVP Prozess

Gemäß der Philosophie des KVP steht nicht die sprunghafte Verbesserung durch Innovation, sondern die schrittweise Perfektionierung des bewährten Produkts im Fokus. Zur Perfektionierung des Produkts steht immer auch eine Optimierung aller relevanten Prozesse im Vordergrund. Die relevanten Prozesse und auch deren struktureller Aufbau werden in der Regel in einem Managementsystem bzw. Handbuch verbindlich dokumentiert. So stellen Sie sicher, dass die Vorgehensweisen im Betrieb für jeden Mitarbeiter klar definiert und direkt einsehbar sind.

Dabei stellt in jedem Fall ein Dokumentenmanagementsystem und damit auch die Dokumentenlenkung und –steuerung einen essentiellen Bestandteil des Managementsystems für Ihren KVP dar. Neben der Dokumentation der Prozesse sind in einem Managementsystem für den Bereich KVP dabei immer auch Dokumente enthalten, die zusätzlich zu den beschriebenen Prozessen Anwendung finden bzw. die als Ein- oder Ausgabe für den jeweiligen Prozess relevant sind. Hierzu zählen unter anderem Formblätter, Checklisten oder auch Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen / Prozessbeschreibungen. Alle Dokumente in einem Managementsystem sollten auch in ein Dokumentenmanagementsystem fließen, um stets die aktuelle Dokumentenversion im Unternehmen zu gewährleisten.

Unter einem konventionellen Handbuch bzw. Managementsystem wurde früher meist ein Bündel gedruckter Dokumente verstanden. Dies birgt jedoch ein hohes Risiko – die Aktualität der Inhalte und die Steuerung und Lenkung der Dokumente im Unternehmen. Um die Aktualität aller Inhalte zu jeder Zeit sicherstellen zu können, muss stetig geprüft werden, dass jeder Mitarbeiter über die Aktualisierung in Kenntnis gesetzt wurde und tatsächlich nur die Dokumente mit neuestem Revisionsstand verwendet. Diese Sicherstellung ist meist mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden. Leider geht die strikte Prüfung jedoch im beruflichen Alltag unter und die Inhalte drohen kontinuierlich zu veralten. Daher sollten Sie, gerade im Zuge Ihrer kontinuierlichen Verbesserung aller Prozesse, bei einem Managementsystem nicht auf ein Handbuch im Printformat setzen, sondern Ihr gesamtes KVP Handbuch bzw. Managementsystem digitalisieren. Hierzu ist es wichtig, dass Sie natürlich auch auf ein integriertes vollautomatisiertes Dokumentenmanagementsystem achten. Inhalte sollten dabei zentral bearbeitet und jederzeit allen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können.

Entdecken Sie im Folgenenden MMSPRO das Managementsystemsoftware im Netzwerk Ihres Unternehmens, welches Ihnen neben zahlreichen Vorteilen auch ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagementsystem bietet. Halten Sie Ihre Dokumente ohne hohen Zeitaufwand dauerhaft aktuell und rufen Sie diese egal wann und wo Sie möchten auf.

exclamation_orange_grauUNSER TIPP – MMS PRO als Managementsystemsoftware KOSTENLOS testen : Entdecken Sie im Folgenenden die Managementsystemsoftware MMSPRO für Ihren KVP im Netzwerk Ihres Unternehmens inkl. vollautomatisierten Dokumenten Management! So sind Ihre Dokumente ohne hohen Zeitaufwand dauerhaft aktuell und können jederzeit, an jedem Arbeitsplatz direkt aufgerufen und angewendet werden.

 

Hier haben wir Ihnen die Vorteile des Systems nochmals zusammengefasst:

Vollautomatisiertes Dokumentenmanagement ist die sichere Lösung zur Dokumentenlenkung und Dokumentensteuerung

Die Integration von Dokumenten in Ihre MMSPRO Managementsystemsoftware erfolgt im Adminbereich - genannt Back-End Bereich. Bei einer Aktualisierung oder Integration eines neuen Dokumentes wird dem Dokument dabei automatisch ein neuer Revisionsstand vergeben. Ihre Dokumente sind daher immer aktuell und sicher gelenkt. In der MMSPRO ISO 9001 Variante sind bereits alle relevanten Dokumente enthalten, welche zur Erfüllung der ISO 9001 Normforderungen zwingend notwendig sind und Sie für eine Zertifizierung dringend benötigen. Zusätzlich erhalten Sie auch wichtige Dokumente explizit für Ihren KVP – kontinuierlicher Verbesserungsprozess . In Ihrem Dokumentenmanagementsystem können Sie zudem wählen, welcher neue Revisionsstand vom System vorgenommen werden soll.

Bei kleineren Änderungen kann ein Update vorgenommen werden und eine Unterversion wird erstellt (aus der Revision 1.0 wird dann 1.1). Bei größeren inhaltlichen Änderungen empfiehlt es sich jedoch ein Upgrade vorzunehmen und die Hauptversion zu ändern (aus der Revision 1.0 wird dann 2.0). Direkt nach der Freigabe der neuen bzw. geänderten Dokumente mit neuem Revisionsstand, sind diese dann auch für Ihre Mitarbeiter im Front-End sofort einsehbar.

Mit der praktischen Änderungshistorie behalten Sie dabei immer den genauen Überblick der unterschiedlichen Änderungspunkte und können direkt zurückverfolgen, warum eine Änderung vorgenommen wurde und ein neuer Revisionsstand erstellt wurde. Durch die Dokumentenarchivierungsfunktion gelangen Sie mit nur einem Klick direkt auf alle Dokumente – natürlich auch auf dessen Vorgängerversionen. Sowohl jedes Dokument als auch dessen Vorgängerversionen kann somit zu jeder Zeit wieder abgerufen werden. Selbstverständlich beinhaltet das Dokumentenmanagementsystem für Ihren KVP auch eine Übersicht aller in Ihr MMSPRO Managementsystem bzw. Handbuch integrierten Vorlagen und Dokumente. Diese können Sie sich nach dem Alphabet oder auch nach den Normforderungen ISO 9001 zugeordnet anzeigen lassen.



Von überall und zu jeder Zeit – dank browserbasiertem Zugriff

Ihr Managementsystem MMSPRO mit ISO Standard 9001 kann durch den browserbasierten Zugriff (Internet Explorer) unabhängig einer zusätzlichen Software von überall, jederzeit und von jedem beliebigen PC aufgerufen und bearbeitet werden.

Sie sind demnach nicht an einen Standort oder Arbeitsplatz gebunden und können auch unterwegs oder von zu Hause aus mit dem Managementsystem arbeiten. Sofort nach der Installation (Dauer: weniger als 3 Minuten) können Sie mit MMSPRO arbeiten und auch Ihre Mitarbeiter bereits auf den Mitarbeiter-Bereich, dem Front-End, zugreifen.


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Als Managementbeauftragter im Adminbereich arbeiten und im Mitarbeiterbereich publizieren

Als KVP Experte bzw. Managementbeauftragter arbeiten Sie sicher in Ihrem Bereich, dem Back-End, an Ihrem Managementsystem. Von dort aus steuern Sie alle Inhalte, die Ihre Mitarbeiter über das Front-End, aufrufen können.

Selbstverständlich bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter, welche Prozesse einsehen und nutzen darf.

Im Back-End Bereich haben Sie auch direkten Zugriff auf das integrierte Dokumentenmanagementsystem.


Im Mitarbeiterbereich, dem Front-End, haben Ihre Mitarbeiter (je nach Zugriffsrecht) Einblick in die Prozesslandschaft Ihres Unternehmens, als auch in einzelne Prozesse und können enthaltene Dokumente aufrufen. Das Managementsystem bzw. digitalisierte Handbuch ist daher nicht nur zeitsparend, sondern auch effizient, denn das umständliche Verteilen gedruckter Dokumente entfällt und alle Dokumente können ohne weiteren Aufwand immer aktualisiert werden. Somit trägt das Managementhandbuch inkl. dem vollautomatisierten Dokumentenmanagementsystem sofort zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess bei.

Mit MMSPRO steht es Ihnen frei, auch ausgewählte Mitarbeiter in die Weiterentwicklung und Betreuung Ihres Managementsystems bzw. Handbuchs und somit direkt in Ihren kontinuierlichen Verbesserungsprozess miteinzubeziehen. Je nach Zugriffsrecht können Mitarbeiter Ihnen neue Dokumente oder auch Dokumentenänderungen unterbreiten. Selbstverständlich werden die Vorschläge Ihres Mitarbeiters erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe im Back-End Bereich übernommen.

Im Usermanagement, dem Bereich zur Verwaltung der Nutzerrechte, können Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter individuell steuern. Dabei bestimmen Sie, wann, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente im Mitarbeiterbereich zugreifen oder diese bearbeiten darf.


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Auf individuelle Bedürfnisse einfach und schnell anpassbar

Im Dokumentenmanagementsystem von MMSPRO ISO 9001 sind bereits alle relevanten Dokumente enthalten. Neben der Anpassung haben Sie selbstverständlich auch die Möglichkeit eigene Dokumente direkt zu integrieren und zu verwalten. Auch alle von Ihnen ins Dokumentenmanagementsystem neu eingefügten Dokumente obliegen bei einer Änderung der automatischen Vergabe eines neuen Revisionsstands.

Neben dieser Anpassung bringen Sie zudem Ihre Prozesse mit Ihren individuellen Bedürfnissen in Übereinstimmung.


In MMSPRO ISO 9001 zeigen wir Ihnen eine beispielhafte Prozesslandschaft, die alle notwendigen Prozesse für ein Managementsystem nach ISO 9001 beinhaltet. Diese sind strukturiert nach den Kategorien Managementprozesse, operative Geschäftsprozesse und unterstützende Prozesse. Die Prozesslandschaft kann jederzeit an Ihre individuellen Unternehmensprozesse angepasst, farblich verändert oder mit beliebig vielen Prozessen erweitert werden.

Auch inhaltlich ist Ihr Managementsystem inkl. dem Dokumentenmanagementsystem an Ihre Bedürfnisse anpassbar. So können Sie wichtige Zusatzinformationen in Bild und Schrift für Ihre Mitarbeiter bei allen Prozessen hinterlegen.


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Dank integrierten TO-DO Listen managen Sie, welche Dokumente, wann zum Einsatz kommen

Mit dem MMSPRO ISO 9001 Handbuch bzw. Managementsystem erhalten Sie einen genauen Leitfaden, wann Sie welche Aufgabe bearbeiten sollten, um schnell Ihre Zertifizierung (in diesem Falle die Zertifizierung ISO 9001) zu erlangen. Hinter dem Leitfaden verbirgt sich jedoch keine simple Tabelle, sondern eine weitere wichtige Funktionskomponente Ihres Dokumentenmanagementsystem von MMSPRO, die TO-DO Listen. Um Ihnen die Einführung und dauerhafte Betreuung Ihres Managementsystems zu erleichtern, ist in MMSPRO ISO 9001 bereits die TO-DO Liste zur Einführung der ISO 9001 und zur jährlichen Betreuung (Interne Audits und Rezertifizierung) enthalten.


Neben diesen vorgefertigten TO-DO Listen ist zudem eine Liste direkt für Ihren KVP – kontinuierlichen Verbesserungsprozess enthalten. Jede der integrierten TO-DO Listen, auch die für Ihren KVP , beinhaltet eine detaillierte Beschreibung jedes einzelnen Umsetzungsschrittes (TO-DO) und ordnet diesem die relevanten, zu bearbeitenden Dokumente zu.

Selbstverständlich können Sie mit Hilfe eines TO-DO Listen Generators auch eigene TO-DO Listen anfertigen und mit Ihren individuellen TO-DO‘s füllen. So nutzen Sie MMSPRO auch effektiv für Ihr Projektmanagement. Bei der Visualisierung der Listen können Sie zwischen einer Auflistung, einer kalendarischen Darstellung oder einem Gantt-Chart wählen oder sich alle TO-DO‘s in einer zeitlichen Abfolge (überfällig, tagesaktuell, zukünftig) anzeigen lassen.