Der KVP Coach – Schlüsselfigur im kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Der KVP Coach ist eine wichtige Rolle im Unternehmen und zuständig für die Umsetzung der KVP Managementmethode in seinem Betrieb. Der KVP Coach bedient sich bei seiner Arbeit verschiedener Methoden und Werkzeuge. Diese werden auf dieser Seite genauer vorgestellt und erklärt. Der KVP Coach muss neben fachlichen Kenntnissen auch umfangreiche Soft Skills besitzen, welche ihm die Arbeit im Team erleichtern. Auch das richtige Führen von Teams muss ihm geläufig sein. Hierzu gehört auch die Fähigkeit des „richtigen Delegierens“.

AUSBILDUNG: Mit der Ausbildung KVP Coach – Motivator und Moderator lernen Sie Mitarbeiter für den KVP zu begeistern und Teamsitzungen zu lenken.

Anwendung von Methoden als KVP Coach

Im folgenden Textabschnitt erfahren Sie, welche Methoden Sie  nutzen können, um Ihrer Rolle als KVP Coach gerecht zu erden. Sie erhalten außerdem nützliche Tipps zur Anwendung der vorgestellten Methoden.

Einsatz von Medien als KVP Coach

Hilfestellung im Umgang mit Informationen bieten Visualisierungen. Sie sind von Bedeutung, da Dinge visuell besser wahrgenommen werden und sie ein wesentliche Unterstützung bei der Arbeit von Teams darstellen.

Sie dienen der…
• … Steigerung der Konzentration, Aufmerksamkeit und Merkfähigkeit
• … Vermeidung von Missverständnissen
• … Selektion von Informationen
• … einfacheren Vermittlung schwieriger Sachverhalte
• … Präsentation von Aussagen

Jeder kann sich mit dem Ergebnis identifizieren, da jeder seinen Beitrag und somit die Entstehung des Ergebnisses sehen kann.Arbeiten mit z.B. Metaplantechnik fördert die Zusammenarbeit deutlich besser als das Arbeiten mit einem Beamer. Die Kreativität wird zusätzlich durch entsprechende visuelle Techniken angesprochen.

7er Methodenbündel

Sinnvolle Darstellungen werden aus den 7er“ Methodenbündeln entnommen. Die „Sieben Qualitätswerkzeuge“ dienen der Darstellung von Zahlen, Daten und Fakten. Die „Sieben Managementwerkzeuge“ sind nützlich bei nicht numerischen Fragestellungen. Die „Sieben Kreativitätstechniken“ unterstützen hilfreich neue Lösungsfindungen. Es handelt sich dabei um Problemlösungstechniken, die unter Anwendung visueller Hilfsmittel zur Analyse verbaler Informationen dienen. Sie werden insbesondere im Rahmen von Gruppenarbeiten eingesetzt, wo kaum numerische Daten zur Verfügung stehen. Zu ihnen gehören:

——–• Affinitätsdiagramm
——–• Relationsdiagramm
——–• Baumdiagramm
——–• Portfolio-Diagramm 
——–• Matrix-Diagramm
——–• Problem-Entscheidungsplan
——–• Netzplan 

Unterstützende Methoden des KVP Coach

Das erfolgreiche Arbeiten von Qualitätszirkeln / KVP Teams macht eine Sensibilisierung für Randbedingungen erforderlich. Diese unterstützenden Methoden stellen eine realistische Chance zum erfolgreichen Handeln als KVP – Coach dar. Sie sind die kleineren Rädchen in dem Getriebe der mächtigeren Methoden.

Teamarbeit als KVP Coach

Viele methodische Vorgehensweisen zeichnen sich dadurch aus, dass sie im Team angewendet werden. Die Expertenrunde macht sich i.d.R. unter Anleitung eines Moderators das Kommunikationsmodell zu Eigen. Bei der Übertragung von Informationen behält der Mensch:

——–• 20% durch hören
——–• 30% durch sehen
——–• 50% durch hören und sehen
——–• 70% worüber er selbst spricht
——–• 90% was er selbst macht

 

Moderation einer Besprechung

In der Literatur gibt es viele Anleitungen, wie man eine Besprechung führt und leitet. Der KVP Coach muss auch als Moderator einer Besprechung geübt sein. Hier finden Sie nun eine Anleitung in zehn Punkten, was man für eine erfolgreiche Besprechung beachten sollte:

——–1. Bereiten Sie sich vor
——–2. Sorgen Sie für einen positiven Start
——–3. Legen Sie Ziele / Agenda / Tagesordnung fest
——–4. Visualisieren Sie alles
——–5. Stellen Sie zunächst die methodische Vorgehensweise vor
——–6. Sie sind als Moderator neutral
——–7. Stellen Sie Fragen
——–8. Verfolgen Sie das verabredete Thema
——–9. Treffen Sie konkrete Vereinbarungen
——–10. Positiver Abschluss

 

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Rolle des KVP Coach

Die Herausforderung des KVP Coach besteht darin, dass er meist keine institutionelle Macht über die Teammitglieder besitzt. Das bedeutet, der KVP Coach ist kein hierarchischer Vorgesetzter. Er muss die Fähigkeit besitzen, jedes Teammitglied zu ermutigen, damit es individuell zur Zielerreichung durch das Team beiträgt. Das bedeutet auch, ggf. gegen die Position der Linienfunktion.

Eine weitere Herausforderung ist, dass der KVP Coach sehr flexibel sein muss, um seinen Stil möglichst jeder, auch nicht vorhersehbaren, Situation anpassen zu können. Darüber hinaus muss der KVP Coach ein gutes Gefühl für Eigenarten, Bedürfnisse und die Stimmung seiner Teammitglieder haben.  Am wichtigsten ist jedoch, dass der KVP Coach jedes Teammitglied als kostbaren Experten akzeptiert.

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Aufgaben des KVP Coach

Um die Aufgaben des KVP Coach näher zu beschreiben, ist es zunächst notwendig, zu erklären, was die Aufgabe des KVP Coach nicht ist. Damit wird an dieser Stelle mit einigen Vorurteilen aufgeräumt, was das Arbeiten eines KVP Coach betrifft.

Die Aufgabe des KVP Coach besteht nicht darin…

• … sich die Rosinen aus den Projekten zu picken
• … sich mit fremden Federn zu schmücken
• … alle Arbeiten an sich zu ziehen
• … zu glauben, der Beste zu sein

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Wichtige Eigenschaften eines KVP Coach

Vorweg die wichtigste Eigenschaft des KVP Coach ist es, authentisch zu sein und Autorität zu entwickeln (anstelle davon, autoritär zu sein). Eine weitere wichtige Eigenschaft ist es, die richtigen Methoden zu finden und anschließend diese Methoden richtig anzuwenden. Ferner sollte der KVP Coach mit Zeit umgehen können, getreu dem Motto „Wir haben alle keine Zeit, darum nehmen wir sie uns“.  Zuletzt ist es wichtig, die Erkenntnis zu haben, dass man niemanden ändern kann. Jedes Teammitglied kann sich nur selbst ändern. Das zu akzeptieren ist oftmals eine Eigenschaft, welche vielen KVP Coaches schwer fällt.

 

Der KVP Moderator

Der Moderator muss während der Teambesprechungen, geprägt durch ein positives Menschenbild, ein starkes Erwachsenen-Ich aufbauen und versuchen, die Transaktionen, die zwischen ihm und den Teammitgliedern ablaufen, vorwiegend parallel auf der Erwachsenen-Ebene zu führen.  Er sollte das Selbstwertgefühl seiner Gesprächspartner stärken, ohne selbst in die Defensive zu geraten. Ferner muss er die Diskussionen der Teammitglieder untereinander beobachten, um ggf. moderierend eingreifen zu können und auch als Motivator agieren.

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Delegieren als KVP Coach  

Was heißt delegieren als KVP Coach?

• Vorbehaltlos informieren
• Verantwortung und Befugnisse abgeben
• Mittel zur Verfügung stellen
• Alternative Lösungsvorschläge zulassen
• Erfolg abgeben können

„Wer alleine arbeitet, addiert – wer zusammen arbeitet multipliziert.“ -Alte orientalische Weisheit
Delegieren bedeutet nicht, Teammitglieder sich selbst zu überlassen oder unangenehme Aufgaben oder die Verantwortung abzuschieben. Delegation erfolgt z.B. stets am Ende einer Teamsitzung.

Regeln der Delegation

Zu einem klaren Delegationsauftrag durch den KVP Coach (und generell) gehören:

Was? Aufgaben und Ergebnisbeschreibung
Wer? Festlegung der Verantwortung / ggf. Mitwirkung
Warum? Motivation und Zielsetzung
Wie? Vorgehensvorschlag, Eckwerte, Richtlinien
Womit? Budget, Hilfsmittel, Unterlagen, Daten
Wann? Endtermin, Zwischenergebnis, Berichtstermin

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KVP Coach – Das Prinzipienmodell der (Team-)Führung

KVP – Experten tragen diese Grundhaltungen bereits zumeist unbewusst mit sich. Das Wahrnehmen dieser Prinzipien reicht i.d.R. aus, um seinen persönlichen Auftritt nach und nach durch „Ausprobieren“ zu verbessern.

Transparenz durch Information
Geben Sie alle Informationen an die Teammitglieder weiter, denn nur wer ausreichend informiert ist und sich damit wertgeschätzt fühlt, kann sich verantwortlich einbringen und verhalten. Die Transparenz kann durch Kommunikation, also Dialog, noch weiter gefördert werden.

Autonomie und Partizipation
Die angeführte Transparenz führt dauerhaft nur zum Erfolg, wenn Beteiligung, z.B. bei einer Problemlösung / Prozessverbesserung, gegeben ist. Darüber hinaus wird die Akzeptanz für „nachteilige“ Lösungen der Beteiligten gesteigert.

Konstruktive Rückmeldung
Sie sollten lernen, zu Loben und  zu Kritisieren (nicht Meckern), damit Sie Ihr Anliegen effizient und konstruktiv vorbringen können. Lob dient als Motivationsfaktor und Kritik, z.B. gegenüber Vereinbarungen für die nächste Teambesprechung, zur Korrektur des Verhaltens. Dieses Gespräch muss konstruktiv, sachlich, verhaltensorientiert, jedoch nicht persönlichkeitsbezogen durchgeführt werden. „Tough on the issue – soft on the person“.

Passung und Eignung im Team
Manchmal sitzt der „falsche“ Mitarbeiter im Team. Hier können Gefühle der Unter- / Überforderung entstehen, zusätzlich zu Unzufriedenheit, sowohl beim Teammitglied, als auch beim Moderator. Moderatoren müssen hier sensibel sein und richtig reagieren.

Das gute Vorbild
Wort und Tat müssen zusammenpassen und authentisch sein. Diese Vorbildfunktion führt letztendlich zum Engagement der Beteiligten.

Stimulation durch Zielvereinbarungen
In den Teambesprechungen werden sogenannte Zielvereinbarungen getroffen, die Punkte, die bis zum nächsten vereinbarten Termin erledigt sein sollen. Appell: Ziele müssen auch in Teambesprechungen smart, also anspruchsvoll und konkret formuliert werden, um das erfolgreiche Instrument zur ständigen Verbesserung im Unternehmen zu sein.

Persönlichkeitsentfaltung
Über die Zielvereinbarungen hinaus möchten Teammitglieder ihr ggf. methodisches Know-How erweitern (Was habe ich davon, hier zu sitzen?). Es ist also nicht nur eine eigene „Kontrolle“, wenn man die Methode der Wahl vorstellt, sondern gleichzeitig ein Aufbau an Kompetenz und ein Wecken von Interesse bei den Teammitgliedern.

Positive Wertschätzung
Jeder Mensch, auch als Teammitglieder will wertgeschätzt werden. Wesentlich für das erfolgreiche Arbeiten in Teams ist das respektieren und achten untereinander. Der Moderator muss hier nicht nur auf seine eigene Interaktion, sondern auch auf die der Teammitglieder untereinander achten.

Situative Führung
Je nach Gegenüber muss ein anderes, individuelles Verhaltensmuster gewählt werden. Dies ist kein Zeichen von Schwäche, sondern zeugt von Einfühlungsvermögen (Empathie). Sensible Teammitglieder sind dann eben mit den sprichwörtlichen „Samthandschuhen“ anzupacken.

 

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Management von Qualitätszirkeln

Das Management von Qualitätszirkeln bedeutet…

• … Sicherstellung der sichtbaren Unterstützung durch das Management
• … Sicherstellung der Steuerung
• … Betreuung und Unterstützung der Gruppentätigkeit
• … Aktivierung und Erhaltung kontinuierlicher Aktivitäten, z.B. durch
—–TQM
• … Integration der Gruppen in die vorhandene betriebliche Struktur

Qualitätszirkel – Alltag

Qualitätszirkel müssen regelmäßig zusammenkommen, anfangs mindestens alle 14 Tage, später ca. alle 4 – 6 Wochen; themenbezogen ggf. wöchentlich. Qualitätszirkel sollten ca. 6 – 7 Teilnehmer umfassen. Verständnis und Unterstützung müssen auf allen hierarchischen Ebenen bestehen und ständig gezeigt werden. Einbeziehung aller relevanter Unternehmensebenen und –gruppen ist ebenfalls elementar. Qualitätszirkel müssen immer wieder neu motiviert werden und die eingereichten Vorschläge müssen schnell beantwortet werden und eine Ablehnung begründet erfolgen. Erfolge müssen sichtbar gemacht werden.

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Der immaterielle Werkzeugkasten des KVP Coach

Bewertungstechniken, wie z.B.
——–• Punktbewertungen
——– Pareto-Diagramm
——–• Wertschöpfungsanalyse
——–• Paarweiser Vergleich 
——–• Platzziffernverfahren
——–• Prozessfähigkeitsanalysen
——–• Kosten-Nutzen Analyse

Suchtechniken, wie z.B.
——–• Brainstorming
——–• Kartenabfrage
——– Methode 635
——–• Morphologischer Kasten
——–• Progressive Abstraktion
——–• Mind-Mapping

Prognosetechniken, wie z.B.
——–• Datenerfassungsblätter zu Visualisierungen wie
———-Zeitverlaufdarstellungen
——–• Regelkartentechnik
——–• Trendanalysen

Aufbereitungstechniken, wie z.B.
——–Affinitätsdiagramm
——–• Datensammelplan
——–• Process map
——–• Streudiagramm
——–• Histogramm
——–• Stake holder analysis
——–• Portfoliodiagramm
——–Ishikawadiagramm

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Ausbildung zum KVP Coach

Die Ausbildung zum KVP Coach erfolgt meist in mehreren Seminaren. In Deutschland gibt es mehrere Anbieter solcher KVP Ausbildungen. In der nebenstehenden Abbildung sehen Sie den Ablauf anhand eines exemplarischen Anbieters für KVP Ausbildungen. Hier können Sie sehen, dass vor der Qualifikation zum KVP Coach bereits Lehrgänge erforderlich sind, welche das nötige KVP Basiswissen vermitteln. Nach diesem Schritt muss der angehende KVP Coach ein weiteres Seminar absolvieren, welches ihm die nötigen KVP Methodenkompetenzen vermittelt. Anschließend kann er sich zu einem KVP Coach ausbilden lassen. Der KVP Coach hat noch die Möglichkeit, sich zum KVP Experten weiterbilden zu lassen und hier ein anerkanntes Zusatzzertifikat zu erwerben.

Kostenlose Vorlage - Verfahrensanweisung erstellen

Nutzen Sie die kostenlose Vorlage Verfahrensanweisung erstellen um Ihre Unternehmensabläufe zu beschreiben, darzustellen und zu dokumentieren. Mit der Vorlage können Sie ihre Unternehmensprozesse verbindlich und standardisiert für alle Mitarbeiter verständlich ausformulieren. Mehr Infos und gratis Download der Vorlage unter "Kostenlose Vorlage".