Der Weg zur Prozessverbesserung

Mit KVP Methoden und KVP Werkzeugen gelingt die Prozessoptimierung

Die Prozessverbesserung steht bei KVP im Mittelpunkt. Prozessverbesserung bzw. Prozessoptimierung ist allerdings nicht nur ein Anliegen von KVP. Jeder, der beruflich mit Prozessmanagement zu tun hat, muss das Anliegen haben, den von ihm betreuten Prozess stetig zu verbessern und effizienter zu gestalten. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Prozessverbesserung mit verschiedenen KVP Methoden erreichen.

 Prozessverbesserung – Aktives Qualitätsmanagement was ist das?

Vereinfacht gesagt könnte man sagen, aktives Qualitätsmanagement bedeutet, dass man selbst handelt um die Qualität seiner Prozesse und Produkte zu verbessern und nicht wartet, bis ein Eingriff von außen vorgeschrieben wird, weil eine Norm geändert wurde, bzw. die Kunden beginnen, die Qualität zu bemängeln. Aktives Qualitätsmanagement heißt, getreu dem KVP-Motto: Ständige Verbesserung zum Besseren. Zur Weiterentwicklung der Qualitätsfähigkeit ist ständige Prozessverbesserung einschließlich der Prozesse und Abläufe in den „indirekten“ und „administrativen“ Unternehmensbereichen durch ALLE notwendig. Durch ALLE bedeutet, dass sämtliche Mitarbeiter hinter diesem Konzept stehen müssen und es täglich „leben“.

Die Systematik hinter Prinzipien – Methoden – Werkzeuge

Eine wichtige Systematik bzw. Hierarchie im Qualitätsmanagement lautet:

Prinzipien – Methoden – Werkzeuge

Vielleicht haben Sie sich auch schon mal gefragt, was eigentlich der Unterschied zwischen KVP und KAIZEN ist? KVP als kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist ein Handlungsprinzip und KAIZEN ist eine (von mehreren möglichen) Methoden, die flankiert durch ein oder mehrere Werkzeuge, den KVP unterstützen soll. Der Auslöser, die Methode des KAIZEN zu nutzen, ist das Prinzip der „stetigen Verbesserung“, welches ein grundlegendes Credo des Qualitätsmanagements darstellt. Ohne Methodik und werkzeuggestützte Aktivitäten blieben so manche Prinzipien demnach nur Tagträume. Im weiteren Verlauf dieser Seite wird die Unterscheidung der drei genannten hierarchischen Ebenen nochmals konkretisiert.

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Prinzipien

Prinzipien können als dem Handeln zugrunde liegende Grundsätze (Strategien, Philosophien) verstanden werden. Sie sind formale Qualitätsdefinitionen, die sich in Grundsätzen zum Thema Qualität und Qualitätsmanagement manifestieren. Prinzipien sind notwendig, um die formalen Definitionen zum „Leben“ zu erwecken. Nur so lassen sich deutlich spürbare Sprünge im Qualitätsniveau eines Unternehmens erzielen. Beispiele für Qualitätsprinzipien sind:

  • Stetige Verbesserung,
  • Null Fehler,
  • Lean Management,
  • Prozessorientierung 

Die DIN EN ISO 9004 beschreibt acht solcher Qualitätsmanagementgrundsätze, die die Grundlage der Qualitätsmanagementnormen ISO 9000ff. darstellen. Der Anhang der Norm gibt darüber hinaus Beispiele, für die, mit der Anwendung der genannten Prinzipien verbundenen, Vorteile und für Maßnahmen.

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Unterscheidung von KVP Methoden und KVP Werkzeugen

Die KVP Management-Methoden , kurz KVP Methoden, dagegen sind planmäßig angewandte, begründete Vorgehensweisen zur Erreichung von festgelegten Zielsetzungen, z.B. auf Basis von Prinzipien. Sie finden im nächsten Abschnitt Erläuterungen zur „Mutter der Methoden“, dem PDCA-Zyklus. Die Methode beschreibt, wie, ausgehend von gegebenen Bedingungen, ein Ziel mit einer festgelegten Schrittfolge erreicht wird. Dabei legt die Methodik fest, in welcher Reihenfolge welche Werkzeuge angewandt werden. Werkzeuge hingegen sind ausführbare Vorschriften oder Anweisungen zum gezielten Einsatz von Methoden.

  • Eine Methode kann dabei durch mehrere (sich ergänzende) Werkzeuge unterstützt werden.
  • Ein Werkzeug kann zur Umsetzung unterschiedlicher Methoden Anwendung finden.

Die 7 Management-Werkzeuge (M7 genannt) im Bereich KVP unterstützen im Problemlösungsprozess das Finden und Ordnen von Informationen, sowie die Bewertung von Lösungen und die Umsetzung abgeleiteter Maßnahmen. Die KVP Werkzeuge werden nie alle gleichzeitig bei der Problemlösung eingesetzt, vielmehr sind sie problemspezifisch auszuwählen und anzuwenden. Je nach Situation ist die Anwendung eines einzelnen Werkzeugs oder auch mehrerer, aufeinander aufbauender Werkzeuge sinnvoll.

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Erfolgreiche Prozessverbesserung

Das Vorgehen zur Erzielung erfolgreicher Verbesserungen wird in den nächsten Abschnitten und Grafiken beschrieben. Die folgenden Schritte und die bei diesen anzuwendenden Techniken (Methoden) erleichtern und systematisieren die Vorgehensweise, um zu erfolgsversprechenden Prozessverbesserungen zu gelangen. Erfolgreiche Prozessverbesserungen bzw. Prozessoptimierungen erfordern:

Das Denken in Zusammenhängen
(Verständnis über betriebliche Abläufe)

Das Erkennen von Verknüpfungen
(Fehlermechanismen und ihre Ursachen)

Die Berücksichtigung von Auswirkungen
(auf die Funktion und Folgen beim Kunden)

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Analyse potenzieller Probleme bei der Prozessverbesserung

Folgendes empfiehlt sich bei der Herangehensweise an die systematische Prozessverbesserung:

1. Plan aufstellen:
Was soll Wo, Wann, mit wieviel (Personal, Material, Werkzeugen, usw.) geschehen?

2. Potenzielle Probleme:
Was könnte schief gehen? Was darf nicht passieren?

3. Denkbare Ursachen:
Warum könnte es schief gehen?

4. Vorbeugende Maßnahmen:
Wie können wir das potenzielle Problem verhindern (die denkbare Ursache entfernen)?

5. Eventualmaßnahmen:
Wie können wir den Schaden im Eventualfall mindern?

6. Warn- und Meldesystem:
Wer meldet wem, wann, was (um die Eventualmaßnahmen auszulösen)?

Mit einer Prozessverbesserungsmatrix können Sie analysieren, in welchen Prozessbereichen Sie sich verbessern sollten z.B. um Kundenwünschen und Kundenerwartungen besser zu entsprechen.

Ihre Ansprechpartnerin rund um die KVP Methoden und Werkzeuge

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Maria Paul
Fon: 07231.922391-27
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