5S im Büro – die Lean 5S Arbeitsplatzorganisation

5S im Büro ist eine gute Methode, um die Organisation, Effizienz und Produktivität durch die Arbeitsplatzorganisation zu verbessern. Die Studie „Lean Office 2010“ der Fraunhofer Austria und des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts hat ergeben, dass in administrativen Bereichen von Organisationen ca. 30 Prozent der Arbeitszeit verschwendet wird. Hochgerechnet auf ein Jahr entspricht dies rund 60 Tage Unproduktivität. Davon wiederum werden nach der Aussage der Studie 12 Tage pro Jahr allein mit Suchen verbracht! In Produktionsbereichen wurden in den vergangenen drei Jahren Produktivitätssteigerungen von durchschnittlich 15 Prozent erreicht. In der Administration hingegen waren es im selben Zeitraum im Schnitt gerade einmal 9 Prozent. Gute Gründe, um erfolgreiche Methoden, wie das 5S Prinzip auf die Administration bzw. auf das Büro zu übertragen. Lesen Sie auf den folgenden Seiten, wie Sie dies bewerkstelligen können.

Diese Ziele verfolgen die Clean Desk Policy und das 5S Prinzip

Die wichtigste Intention der Clean Desk Policy und der 5S Methode am Arbeitsplatz ist die Entwicklung einer Sensibilität bei den Mitarbeiter(innen) im Hinblick auf Zeitfresser, Arbeitsqualität und ungeplante Kosten im eigenen Tätigkeitsbereich. Als Ergebnis einer Neuorganisation des Arbeitsumfelds winken typische Erfolgspotenziale, wie die spürbare Arbeitsentlastung, einen bessere Lean 5S Arbeitsplatzorganisation, ein ergonomisch verbesserter Arbeitsplatz, Raumgewinn und vor allem die Schärfung des Ordnungssinns.

Eine transparente und logische Organisation der Arbeitsplätze schafft zudem die Basis für eine gute Zusammenarbeit der Teams. Mitarbeiter stufen ihr Unternehmen nach dem ein, was sie um sich herum wahrnehmen können. Ordentliche Büros werden zum Markenzeichen des Unternehmens und Clean Desk kann viel dazu beitragen.

Video: Was ist 5S?

 

Video: Lean Management – Die 7 Arten der Verschwendung

 

Der Ursprung der Denkweise liegt im wertschöpfenden Bereich

Die ursprüngliche Idee wurde von dem Japaner Taiichi Ono im Zuge des Entwurfs des Produktionssystems für Toyota geprägt und als 5S Methode mit den Begriffen:

Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke

bezeichnet. Nachdem die Vorgehensweise sich in unzähligen Produktionsstätten bewährt hatte, hielt diese in den letzten Jahren zunehmend auch in Dienstleistungs- und Softwareunternehmen Einzug. Unter dem Stichwort 5A übertrug man die Methode auch auf Arbeitsplätze im Büro, um einen Clean Desk zu realisieren. Die 5A stellen die Merkhilfe für die fünf Schritte Aussortieren, Anordnen, Arbeitsplatz säubern, Anordnung standardisieren und Alle Schritte erhalten und verbessern, die zu einem besser geordneten Grundzustand im Verantwortungsbereich der Mitarbeiter(innen) führen.

Schritt 1 von 5S im Büro: Aussortieren nicht benötigter Gegenstände

Trennen Sie zuerst die Spreu vom Weizen, indem Sie die nötigen von überflüssigen Gegenständen im Arbeitsbereich trennen. Schauen Sie sich in Ihrer Arbeitsumgebung um und betrachten Sie Anzahl, Art, Umfang und Anordnung der Gegenstände. Indizien für deren Überflüssigkeit sind bspw.:

• Dopplungen (zu viele Stifte, Lineale, Locher, Hefter, Datenträger, …),
• unbrauchbare Hilfsmittel (eingetrocknete Tinte, entleerte Batterien, unlesbare Maßstäbe, …),
• verschmutzte Kisten oder Aufbewahrungsbehälter,
• übermäßig stark gefüllte, nicht mehr zu öffnende Aktenordner.

Falls sich Mitarbeiter von „lieb gewonnenen“, jedoch unnützen Gegenständen nicht trennen wollen, können Sie als objektives Hilfsmittel zur Überzeugung die „Rote Karte“ bzw. „Red Tag“ einsetzen. Dabei wird eine als Klebezettel oder Klebepunkt ausgeführte Markierung auf diejenigen Gegenstände im Arbeitsbereich geklebt, bei denen noch eine gewisse Unsicherheit über die tatsächliche Nutzungsnotwendigkeit besteht. Die markierten Objekte werden für–einen gemeinsam festgelegten Zeitraum aufbewahrt. Erfolgt während dieser Zeit kein Zugriff auf die Arbeitsmittel, sind sie für den Arbeitsbereich überflüssig.

Schritt 2 von 5S im Büro: Anordnen der benötigten Gegenstände

Machen Sie sich nun Gedanken, über eine sinnvolle sowie optimale Anordnung der in der Arbeitsumgebung verbliebenen Gegenstände am Arbeitsplatz. Im Büromateriallager oder bei gemeinsam genutzten Hilfsmitteln sind entsprechende Markierungen und Beschriftungen sinnvoll, um Dinge immer an den gleichen Orten wiederzufinden. Die folgenden Fragen helfen bei der Anordnung:

• Finden Sie alles in greifbarer Nähe, was Sie für die tägliche Arbeit benötigen?
• Finden Sie alles auf Anhieb oder müssen Sie andere Sachen wegschieben?

Schritt 3 von 5S im Büro: Arbeitsplatz säubern

Jetzt geht es an die Grundreinigung der Arbeitsmittel und des Arbeitsplatzes. Wenn es sich um einen EDV-Arbeitsplatz handelt oder Tätigkeiten im Lager, bietet sich eine kurze Dokumentation oder Beschreibung der Pflegetätigkeiten an. Das macht einen guten Eindruck auf Besucher und hilft neuen Mitarbeitern, sich zu orientieren.

Die 5 Minuten Regel
Um auch nachhaltig erfolgreich zu sein, bietet sich die „Fünf-Minuten-Regel“ an:
Legen Sie fest, dass sich jeder Mitarbeiter einmal täglich fünf Minuten Zeit nehmen soll, um auf seinem Arbeitsplatz die vorgesehene Ordnung herzustellen.

Schritt 4 von 5S im Büro: Anordnung standardisieren

Weiten Sie nun Ihr Aktionsfeld aus und beziehen Sie Ihre Kollegen mit ein, um die positiven Ergebnisse zu standardisieren und dabei auf andere ähnliche Arbeitsplätze zu übertragen. Legen Sie Regeln und Verantwortlichkeiten für die gemeinsam genutzten Ablageflächen fest (den Schrank im Besprechungszimmer, die Fensterbänke, der Druckertisch, …).

Schritt 5 von 5S im Büro: Alles erhalten und verbessern

Wenn Sie hier angelangt sind, möchten Sie die neue LEAN 5S Arbeitsplatzorganisation bzw. 5S im Büro sicher nicht mehr missen. Jedoch, ohne Selbstdisziplin wird schnell wieder das altbekannte und vertraute Chaos in der Arbeitsumgebung herrschen. Für dauerhafte Erfolge ist daher Selbstdisziplin unabdingbar. Schritt 5 verhindert, dass die Unordnung sich erneut ausbreitet. Die Nachhaltigkeit lässt sich durch eine Fotodokumentation vorher/nachher oder einen kleinen Wettbewerb um den am effektivsten 5S Arbeitsplatzorganisation gut unterstützen.

Mit dieser Checkliste können Sie den Handlungsbedarf ganz einfach überprüfen

• Sind Sie in Ihrem Bereich schon einmal über Kartons, am Boden abgestellte Ordner oder andere herumliegende Gegenstände gestolpert?
• Stehen in Ihrem Büro Pakete mit unklarem Inhalt, für die sich keiner verantwortlich fühlt
• Bleiben Tassen, Flaschen und Teller häufiger für eine nicht mehr zu definierende Zeit auf den Schreibtischen stehen
• Ist es schon mal vorgekommen, dass Sie auf Ihrem Schreibtisch Arbeitsutensilien oder Unterlagengefunden haben, von denen niemand wusste, wem sie gehören
• Mussten Ihre Mitarbeiter oder Kollegen schon häufiger durch die Büros flitzen, um Briefbögen, Druckertoner, Drucksachen oder andere Dingen zu finden
• Stehen in Ihrer näheren Umgebung unbeschriftete Aktenordner mit mysteriösem Inhalt
• Horten Sie häufiger mal Stifte, Tacker oder Telefonlisten von Schreibtischen der Kollegen, die gerade in Urlaub sind und deren Utensilien deshalb nicht benutzt werden
• Haben Sie schon mal den Verbandskasten gesucht mit dem Erfolg, dass der benötigte Inhalt leider fehlte
• Hat Ihr Computer bereits eine der folgenden Meldungen gebracht: „Ihr System ist ausgelastet“ oder „Desktopbereinigung, die folgenden Programme wurden lange nicht verwendet“ oder „Sie haben zu viele Dienste im Hintergrund aktiv“?

Dies sollten Sie trotz bzw. wegen der Clean Desk Idee beachten

Laut einer niederländischen Arbeitsplatzstudie antworteten 47 Prozent der befragten Teilnehmer auf die Frage, was sie an ihrer Arbeit am wichtigsten fänden, mit der Antwort „sich am Arbeitsplatz zu Hause fühlen“. Diese Aussage relativiert den Clean- Desk-Trend von 5S im Büro etwas. Eine weitere Studie der Fakultät für Psychologie der Universität von Exeter (UK) zeigte, dass Teilnehmer eines Experiments, die ihren Arbeitsplatz selbst hatten gestalten können, eine 32 Prozent höhere Produktivität gegenüber solchen aufwiesen, die in funktional und spärlich eingerichteten Arbeitsräumen arbeiteten. Konnten die Beschäftigten Ihren Arbeitsraum jedoch mit Pflanzen und Bildern dekorieren, zeigte sich auch hier eine wesentlich höhere Produktivität.

Diese Ergebnisse lassen den Schluss zu, dass ein aufgeräumtes Büro aus betrieblicher Sicht sehr sinnvoll ist, aus psychologischer Sicht müssen jedoch weitere Variablen Berücksichtigung finden. Entscheidend ist, dass die Arbeitnehmer Einfluss auf die Einrichtung und Gestaltung ihrer Arbeitsplätze, d.h. auf die Art der Umsetzung der Clean Desk Policy, haben. Wie so häufig lautet die Lösung: „Betroffene zu Beteiligten machen!“

So bringen Sie mit 5S im Büro Ordnung in Ihren PC

Was für den „analogen“ Arbeitsplatz gilt, gilt auch für die „digitale“ Arbeitsumgebung im PC. Um effizient zu arbeiten, müssen Sie regelmäßig aufräumen. Wo die Unordnung auf dem Schreibtisch sofort ins Auge sticht, ist diese am PC jedoch nicht so offensichtlich.

Das Aussortieren (Schritt 1) nicht benötigter Inhalte erstreckt sich hier bspw. auf folgende Aspekte:

• Überprüfen Sie, welche der auf der Festplatte installierten Programme Sie wirklich benötigen.
• Löschen Sie unnötige Dateien, die sich in den temporären (Temp) Ordnern angesammelt haben.
• Schreiben Sie Dateien, die Sie in der täglichen Arbeit höchstwahrscheinlich nicht mehr benötigen, auf CD, DVD oder sonstiges Archivmedium.

Das Anordnen der benötigten Gegenstände entspricht im PC den im Folgenden genannten Möglichkeiten:

• Bauen Sie ein übergreifendes systematisches Ablagesystem mit ineinander geschachtelten Ordnern (Foldern) und Dateien (Files) auf, ganz wie in der Papier-Realität.
• Legen Sie Verknüpfungen an, damit Sie auf wichtige Dateien und Ordner oder auch auf Ihre täglich zu nutzenden Programme direkt zugreifen können.

Damit das Ganze in Fleisch und Blut übergeht, sollten Sie die Umsetzung mittels 5S Audit überprüfen.