So gelingt Ihr KVP Projekt mit strukturiertem KVP Projektablauf

Für den Ablauf von KVP-Projekten gibt es keinen festen, standardisierten Ablauf. Wobei im Rahmen von KVP-Projekten oft der PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) durchgeführt wird. Im Wesentlichen lässt sich ein KVP-Projekt in drei Schritte einteilen, in jedem Schritt kommen dabei andere Methoden und Anforderungen zum Einsatz:

Ergebnisse planen  –  Ergebnisse organisieren  –  Ergebnisse auditieren

Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Schritte innerhalb des Ablauf von KVP Projekten. Sie erfahren außerdem, auf welche Werkzeuge und Methoden Sie bei den einzelnen Schritten zurückgreifen können, damit Ihnen Ihre KVP Projekte erfolgreich gelingen.

Ergebnisse planen als erster Schritt vom KVP Projekt

Dieser Schritt ist aufgegliedert in die folgenden Punkte sowie Werkzeuge:

1. Definition des Outputs

Es sollte dabei eindeutig identifiziert und beschrieben werden, welcher Output (Produkte, Dienstleistungen sowie Informationen) der Prozess liefern soll. Dabei sind die Ergebnisse im Idealfall mit Zahlen, Daten, Fakten zu beschreiben, als quantifizierbar.

2. Beschreibung des Kunden

Zunächst müssen die internen und/oder externen Kunden des Prozesses identifiziert werden. Wo möglich und sinnvoll sollten homogene Kundengruppen gebildet werden. Anschließend wird der Prozess mit der Methode SIPOC grob beschrieben und abgegrenzt (SIPOC: Supplier/Lieferant, Input (=was wird geliefert), Process, Output (Resultat des Prozess) und Customer/Kunde. Der Prozess wird als Flussdiagramm dargestellt.

3. Beschreibung der Kundenanforderungen

Unter Einsatz des Tools „Voice of the customer“ (VoC) wird dabei zunächst die Vorgehensweise entwickelt, wie die Kundenanforderungen erfasst werden. Als nächstes werden die Anforderungen interner sowie externer Kunden definiert und gesammelt. Anschließend klassifiziert man Kundenanforderungen nach dem KANO-Modell („unverzichtbare Anforderung“, „je-mehr-desto-besser“, „nice-to-have“).

4. Umsetzung der Kundenanforderungen in interne Spezifikationen

Mithilfe des CTQ-Tree werden interne Spezifikationen (quantitativ sowie qualitativ), vorrangig für erfolgskritische Kundenanforderungen (nach KANO bewertet), entwickelt. Anschließend erfolgt die Festlegung von unteren und oberen Spezifikationsgrenzen (bei quantitativen Spezifikationen). Obere/Untere Spezifikationsgrenze/Lower/Upper Specification Level: LSL, USL

Video: PDCA – Was ist der PDCA Zyklus?

 

Video: Was ist die FMEA?

 

5. Review Phase

In dieser speziellen Phase werden die erarbeiteten Kundenanforderungen und die daraus abgeleiteten Spezifikationen überprüft.

Ergebnisse organisieren als zweiter Schritt des KVP Projekts

Dieser Schritt ist dabei aufgegliedert in die folgenden Punkte und Werkzeuge:

1. Beschreibung des Prozesses

Hierbei wird zunächst der aktuelle „IST-Prozess“ analysiert und beschrieben. Bei der anschließenden Wertschöpfungsanalyse werden offenkundige Schwachstellen analysiert und beseitigt. Die Analyse der Schwachstellen geschieht beispielsweise in einem eigenen Projekt unter Nutzung des PDCA-Zyklus:

Phase „Plan“
Identifikation und Erkennen von Verbesserungspotentialen

Phase „Do“
Verbesserungskonzepte und -ideen erarbeiten; Testlauf der Konzepte – sind tatsächlich Verbesserungspotentiale vorhanden?

Phase „Check“
Testlaufergebnisse überprüfen; Erstellung von Arbeitsanweisungen und Standards zur Einführung in allen betroffenen Bereichen

Phase „Act“
Einführung der gesetzten Handlungsstandards auf breiter Front – konkrete und massive Veränderung der Produktion/Dienstleistung

Die Beseitigung der Schwachstellen wird zumeist als „ein eigenes KVP-Projekt“ verstanden.

2. Bestimmung der Messpunkte und Messmethoden

Basierend auf den mit der Methode „VoC“ bestimmten Kundenanforderungen sowie den mit der Methode „CTQ-Tree“ festgelegten internen Vorgaben werden zunächst die Key Performance Indicators (KPI) und Messkonzepte zur Bestimmung festgelegt. Im laufenden Prozess / beziehungsweise Pilotprozess (PDCA-Phase „Do“) wird das Messkonzept implementiert und ein Testlauf durchgeführt. Die Überprüfung, ob der Prozess hinreichend und schlüssig beschrieben ist, geschieht meist in einem weiteren, eigenständig durchgeführten PDCA-Zyklus.

Phase „Plan“:
Festlegung der erwarteten Ergebnisse

Phase „Do“:
Implementierung der erarbeiteten  Konzepte und Ideen zur Verbesserung; Testlauf der Konzepte

Phase „Check“:
Überprüfung der Ergebnisse des Testlaufs; Überprüfung der Arbeitsanweisungen und Standards aller betroffenen Bereiche

Phase „Act“:
Einführung der überprüften Handlungsstandards auf breiter Front

Der vorangegangene PDCA-Zyklus liefert Ergebnisse ob das Messsystem valide Daten liefert

Ihr Einstieg in die KVP Grundlagen und Methoden

Präsenzschulung / Virtual-Classroom-Training: Besuchen Sie unsere Schulung zu den KVP Grundlagen und KVP Methoden und erfahren Sie, wie Sie Ihre Verbesserungsprojekte mithilfe der KVP Roadmap umsetzen.

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3. Review Phase für „Ergebnisse organisieren“

In dieser abschließenden Phase findet eine Überprüfung der veränderten Prozesse und des eingeführten Messsystems statt.

Empfohlene Werkzeuge für die Organisation der Ergebnisse:

Ergebnisse auditieren als dritter Schritt des KVP Projekts

1. Bewertung des Prozesses

Nachdem die Prozessleistung im laufenden Prozess bzw. in den Testläufen des Pilotprozesses gemessen wurde, werden die erfassten Messdaten grafisch bzw. statistisch ausgewertet. Und im Anschluss schließlich die ermittelte Prozessleistung hinsichtlich der Erfüllung der Kundenanforderungen.

2. Erneute Optimierungsschleife

Die Ursachen für Prozessschwächen finden Sie mithilfe des Ishikawa-Diagramms und versehen die gesammelten Prozessdaten nach dem Pareto Prinzip mit Prioritäten. Als nächstes gilt es, Lösungsideen zu entwickeln und diese auf Machbarkeit zu prüfen sowie bezüglich möglicher Risiken zu bewerten. Dabei kann auf die Prioritätenmatrix oder FMEA Analyse zurückgegriffen werden. Nachdem die Prozessverbesserung mittels des Gantt Plans geplant und umgesetzt wurde, gilt es, die Wirksamkeit der Verbesserungen nachzuweisen.

3. Review-Phase für „Ergebnisse auditieren“

Während dieser Phase findet schließlich eine Überprüfung der erneut veränderten Prozesse statt.

4. Abschließende Prozessdokumentation und kontinuierliche Umsetzung

Nach (mindestens) drei Iterationsstufen wird der fähige Prozess als neuer „SOLL-Prozess“  definiert und nachvollziehbar dokumentiert. Entscheiden Sie dabei, welche KPIs für die Prozesssteuerung unbedingt notwendig sind. Das Ziel sollte dabei ein „Frühwarnsystem“ sein. Letztendlich müssen Sie außerdem noch einen Prozessverantwortlichen festlegen. Damit ist dieses Ablaufmodell für ein KVP Projekt einmal „durchgelaufen“ und man kann davon ausgehen dass der betrachtete Prozess in 9 von 10 Fällen weitgehend optimiert sein dürfte.

Empfohlene Werkzeuge für Ihr KVP Projekt