So gelingt Ihr KVP Projekt mit strukturiertem KVP Projektablauf

Für den Ablauf von KVP-Projekten gibt es keinen festen, standardisierten Ablauf. Wobei im Rahmen von KVP-Projekten oft der PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) durchgeführt wird. Im Wesentlichen lässt sich ein KVP-Projekt in drei Schritte einteilen, in jedem Schritt kommen dabei andere Methoden und Anforderungen zum Einsatz:

Ergebnisse planen  –  Ergebnisse organisieren  –  Ergebnisse auditieren

Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Schritte innerhalb des Ablauf von KVP Projekten. Sie erfahren außerdem, auf welche Werkzeuge und Methoden Sie bei den einzelnen Schritten zurückgreifen können, damit Ihnen Ihre KVP Projekte erfolgreich gelingen.

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Ergebnisse planen als erster Schritt vom KVP Projektablauf

Dieser Schritt ist aufgegliedert in die folgenden Punkte und Werkzeuge:

1. Definition des Outputs

Es sollte eindeutig identifiziert und beschrieben werden, welcher Output (Produkte, Dienstleistungen, Informationen) der Prozess liefern soll. Dabei sind die Ergebnisse im Idealfall mit Zahlen, Daten, Fakten zu beschreiben, als quantifizierbar.

2. Beschreibung des Kunden

Zunächst müssen die internen und/oder externen Kunden des Prozesses identifiziert werden. Wo möglich und sinnvoll sollten homogene Kundengruppen gebildet werden. Anschließend wird der Prozess mit der Methode SIPOC grob beschrieben und abgegrenzt (SIPOC: Supplier/Lieferant, Input (=was wird geliefert), Process, Output (Resultat des Prozess) und Customer/Kunde. Der Prozess wird als Flussdiagramm dargestellt.

3. Beschreibung der Kundenanforderungen

Unter Einsatz des Tools „Voice of the customer“ (VoC) wird zunächst die Vorgehensweise entwickelt, wie die Kundenanforderungen erfasst werden. Als nächstes werden die Anforderungen interner und externer Kunden definiert und gesammelt. Anschließend werden sämtliche Kundenanforderungen nach dem KANO-Modell („unverzichtbare Anforderung“, „je-mehr-desto-besser“, „nice-to-have“) klassifiziert.

4. Umsetzung der Kundenanforderungen in interne Spezifikationen

Mithilfe des CTQ-Tree werden interne Spezifikationen (quantitativ / qualitativ), vorrangig für erfolgskritische Kundenanforderungen (nach KANO bewertet), entwickelt. Anschließend erfolgt die Festlegung von unteren und oberen Spezifikationsgrenzen (bei quantitativen Spezifikationen). Obere/Untere Spezifikationsgrenze/Lower/Upper Specification Level: LSL, USL

5. Review Phase

In dieser speziellen Phase werden die erarbeiteten Kundenanforderungen und die daraus abgeleiteten Spezifikationen überprüft.

Empfohlene WerkzeugeNutzen
„Projektstarter-Vertrag“ zwischen Team und ManagementWenn sich alle, sowohl Projektteam als auch Management dazu „committed“ haben das Projekt zum Erfolg zu bringen ist die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns deutlich geringer. Interesse des Managements an einer erfolgreichen Durchführung gegeben. Prinzip des „Champions“ in der Six Sigma-Methodik.
SIPOCTop-Level Prozessdarstellung, Überblick über die wesentlichen Faktoren im Prozess
VOC (Voice of the Customer)Methodik zur Erfassung der Kundenanforderungen (quantiativ, qualitative)
Kano-ModellEinordnung und Bewertung der Kundenanforderungen
CTQ-TreeErarbeitung von qualitativen und quantitativen Spezifikationen für den Prozess und dessen Ergebnissen

Ergebnisse organisieren als zweiter Schritt des KVP Projektablauf

Dieser Schritt ist aufgegliedert in die folgenden Punkte und Werkzeuge:

1. Beschreibung des Prozesses

Hierbei wird zunächst der aktuelle „IST-Prozess“ analysiert und beschrieben. Bei der anschließenden Wertschöpfungsanalyse werden offenkundige Schwachstellen analysiert und beseitigt. Die Analyse der Schwachstellen geschieht beispielsweise in einem eigenen Projekt unter Nutzung des PDCA-Zyklus:

Phase „Plan“
Identifikation und Erkennen von Verbesserungspotentialen

Phase „Do“
Verbesserungskonzepte und -ideen erarbeiten; Testlauf der Konzepte – sind tatsächlich Verbesserungspotentiale vorhanden?

Phase „Check“
Testlaufergebnisse überprüfen; Erstellung von Arbeitsanweisungen und Standards zur Einführung in allen betroffenen Bereichen

Phase „Act“
Einführung der gesetzten Handlungsstandards auf breiter Front – konkrete und massive Veränderung der Produktion/Dienstleistung

Die Beseitigung der Schwachstellen wird zumeist als „ein eigenes KVP-Projekt“ verstanden.

2. Bestimmung der Messpunkte und Messmethoden

Basierend auf den mit der Methode „VoC“ bestimmten Kundenanforderungen und den mit der Methode „CTQ-Tree“ festgelegten internen Vorgaben werden zunächst die Key Performance Indicators (KPI) und Messkonzepte zur Bestimmung festgelegt. Im laufenden Prozess / bzw. Pilotprozess (PDCA-Phase „Do“) wird das Messkonzept implementiert und ein Testlauf durchgeführt. Die Überprüfung, ob der Prozess hinreichend und schlüssig beschrieben ist, geschieht meist in einem weiteren, eigenständig durchgeführten PDCA-Zyklus.

Phase „Plan“:
Festlegung der erwarteten Ergebnisse

Phase „Do“:
Implementierung der erarbeiteten  Konzepte und Ideen zur Verbesserung; Testlauf der Konzepte

Phase „Check“:
Überprüfung der Ergebnisse des Testlaufs; Überprüfung der Arbeitsanweisungen und Standards aller betroffenen Bereiche

Phase „Act“:
Einführung der überprüften Handlungsstandards auf breiter Front

Der vorangegangene PDCA-Zyklus liefert Ergebnisse ob das Messsystem valide Daten liefert


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3. Review Phase für „Ergebnisse organisieren“

In dieser abschließenden Phase findet eine Überprüfung der veränderten Prozesse und des eingeführten Messsystems statt.

Empfohlene Werkzeuge für die Organisation der Ergebnisse:

Überprüfung vonWerkzeuge
Prozessanalyse
  • Zuständigkeiten-Diagramm
  • Spaghetti-Diagramm
  • Phasendiagramm
  • Flussdiagramm
  • SOPs (Standard Operating Procedures)
  • Beobachtungsbogen
  • Wertschöpfungsanalyse
  • Wertstromdesign
Aufbau Messsystem
  • KPI (Key Performance Indicator)
  • Schlüsselleistungsindikatoren
  • Aufbau eines Messsystems
  • Messsystemanalyse
  • Stichprobenstrategie
  • Laufzettel
  • Fehlersammelkarte
  • Rohdatenerfassungsblatt

Ergebnisse auditieren als dritter Schritt des KVP Projektablauf

1. Bewertung des Prozesses

Nachdem die Prozessleistung im laufenden Prozess bzw. in den Testläufen des Pilotprozesses gemessen wurde, werden die erfassten Messdaten grafisch bzw. statistisch ausgewertet. Anschließend wird die ermittelte Prozessleistung hinsichtlich der Erfüllung der Kundenanforderungen bewertet.

2. Erneute Optimierungsschleife

Die Ursachen für Prozessschwächen finden Sie mithilfe des Ishikawa-Diagramms und versehen die gesammelten Prozessdaten nach dem Pareto Prinzip mit Prioritäten. Als nächstes gilt es, Lösungsideen zu entwickeln und diese auf Machbarkeit zu prüfen und bezüglich möglicher Risiken zu bewerten. Hierbei kann auf die Prioritätenmatrix oder FMEA Analyse zurückgegriffen werden. Nachdem die Prozessverbesserung mittels des Gantt Plans geplant und umgesetzt wurde, gilt es, die Wirksamkeit der Verbesserungen nachzuweisen.

3. Review-Phase für „Ergebnisse auditieren“

In dieser abschließenden Phase findet eine Überprüfung der erneut veränderten Prozesse statt.

4. Abschließende Prozessdokumentation und kontinuierliche Umsetzung

Nach (mindestens) drei Iterationsstufen wird der fähige Prozess als neuer „SOLL-Prozess“  definiert und nachvollziehbar dokumentiert. Entscheiden Sie dabei, welche KPIs für die Prozesssteuerung unbedingt notwendig sind. Das Ziel sollte dabei ein „Frühwarnsystem“ sein. Letztendlich müssen Sie noch einen Prozessverantwortlichen festlegen. Damit ist dieses Ablaufmodell für ein KVP Projekt einmal „durchgelaufen“ und man kann davon ausgehen dass der betrachtete Prozess in 9 von 10 Fällen weitgehend optimiert sein dürfte.

Empfohlene Werkzeuge

 Empfohlenes Werkzeug
Grafische Datenanalyse
  • Boxplot
  • Punktediagramm
  • Histogramm
  • Verlaufs- & Säulendiagramm
  • Kreis- & Streudiagramm
  • Multi-Vari-Diagramm
Deskriptive Statistik
  • Mittelwert, Median, Modalwert
  • Spannweite, Varianz
  • Standardabweichung
  • Cp, Pp, Cpk, Ppk Werte
  • Prozess-Sigma
Prozessanalyse und Verbesserung
  • Problemlösungskreis (PLK)
  • Flussdiagramm
  • SOP (Beobachtungsbogen)
  • Wertschöpfungsanalyse
  • Wertstromdesign
  • Ishikawa-Diagramm (mit 5M-Methode)
  • BrainstormingListenreduzierung
  • Prioritäten-MatrixFMEA
  • Risikoanalyse nach Murphy
  • GANTT-Plan

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