Der KVP Projektablauf

Für den Ablauf von KVP-Projekten gibt es keinen festen, standardisierten Ablauf. Wobei im Rahmen von KVP-Projekten oft der PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) durchgeführt wird. Im Wesentlichen lässt sich ein KVP-Projekt in drei Schritte einteilen, in jedem Schritt kommen dabei andere Methoden und Anforderungen zum Einsatz:

Ergebnisse planen  –  Ergebnisse organisieren  –  Ergebnisse auditieren

Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Schritte innerhalb des Ablauf von KVP Projekten. Sie erfahren außerdem, auf welche Werkzeuge und Methoden Sie bei den einzelnen Schritten zurückgreifen können, damit Ihnen Ihre KVP Projekte erfolgreich gelingen.

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Ergebnisse planen als erster Schritt des KVP Projektablauf

Dieser Schritt ist aufgegliedert in die folgenden Punkte und Werkzeuge:

1. Definition des Outputs

• Es sollte eindeutig identifiziert und beschrieben werden welcher Output
(Produkte, Dienstleistungen, Informationen) der Prozess liefern soll. Dabei
sind die Ergebnisse im Idealfall mit Zahlen, Daten, Fakten zu beschreiben, als
quantifizierbar. 

2. Beschreibung des Kunden

• Zunächst müssen die internen und/oder externen Kunden des Prozesses
identifiziert werden.
• Wo möglich und sinnvoll: Homogene Kundengruppen bilden
• Prozess mit Methode SIPOC grob beschreiben und abgrenzen (SIPOC:
Supplier/Lieferant, Input (=was wird geliefert), Process, Output (Resultat
des Prozess) und Customer/Kunde. Der Prozess wird als Flussdiagramm
dargestellt).

3. Beschreibung der Kundenanforderungen

•  Einsatz des Tools „Voice of the customer“ (VoC), Vorgehensweise entwickeln
• Sammeln und eindeutige Definition der Kundenanforderungen (interne/externe Kunden)
• Sämtliche Kundenanforderungen nach dem KANO-Modell („unverzichtbare Anforderung“, „je-mehr-desto-besser“, „nice-to-have“) klassifizieren

4. Umsetzung der Kundenanforderungen in interne Spezifikationen

•  Interne Spezifikationen (quantitativ / qualitativ) entwickeln,  vorrangig für erfolgskritische Kundenanforderungen (nach KANO bewertet).
Verwendetes Tool: CTQ-Tree.
• Festlegung von unteren und oberen Spezifikationsgrenzen (bei quantitativen Spezifikationen). Obere/Untere Spezifikationsgrenze /
Lower/Upper Specification Level: LSL, USL

5. Review Phase

• Spezielle Phase einplanen und durchführen zur Überprüfung der erarbeiteten Kundenanforderungen und der daraus abgeleiteten Spezifikationen

Empfohlene WerkzeugeNutzen
„Projektstarter-Vertrag“ zwischen Team und ManagementWenn sich alle, sowohl Projektteam als auch Management dazu „committed“ haben das Projekt zum Erfolg zu bringen ist die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns deutlich geringer. Interesse des Managements an einer erfolgreichen Durchführung gegeben. Prinzip des „Champions“ in der Six Sigma-Methodik.
SIPOCTop-Level Prozessdarstellung, Überblick über die wesentlichen Faktoren im Prozess
VOC (Voice of the Customer)Methodik zur Erfassung der Kundenanforderungen (quantiativ, qualitative)
Kano-Modell Einordnung und Bewertung der Kundenanforderungen
CTQ-Tree Erarbeitung von qualitativen und quantitativen Spezifikationen für den Prozess und dessen Ergebnissen

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Ergebnisse organisieren als zweiter Schritt des KVP Projektablauf

Dieser Schritt ist aufgegliedert in die folgenden Punkte und Werkzeuge:

1. Beschreibung des Prozesses

• Den aktuellen „IST-Prozess“ beschreiben und analysieren
• Wertschöpfungsanalyse durchführen, dabei offenkundige Schwachstellen analysieren und beseitigen
• Die Analyse der Schwachstellen geschieht beispielsweise in einem eigenen Projekt unter Nutzung des PDCA-Zyklus:

Phase „Plan“: Identifikation und Erkennen von Verbesserungspotentialen 
Phase „Do“: Verbesserungskonzepte und -ideen erarbeiten; Testlauf der Konzepte – sind tatsächlich Verbesserungspotentiale vorhanden?
Phase „Check“: Testlaufergebnisse überprüfen; Erstellung von Arbeitsanweisungen und Standards zur Einführung in allen betroffenen Bereichen
Phase „Act“: Einführung der gesetzten Handlungsstandards auf breiter Front – konkrete und massive Veränderung der Produktion/Dienstleistung

 • Die Beseitigung der Schwachstellen wird zumeist als „ein eigenes KVP-Projekt“ verstanden. 

2. Bestimmung der Messpunkte und Messmethoden

• Key Performance Indicators (KPI) und Messkonzept zur Bestimmung festlegen
• Basierend auf den mit der Methode „VoC“ bestimmten Kundenanforderungen und den mit der Methode „CTQ-Tree“ festgelegten internen Vorgaben
• Messkonzept im laufenden Prozess / bzw. Pilotprozess (PDCA-Phase „Do“) implementieren und einen Testlauf durchführen.
• Die Überprüfung ob der Prozess hinreichend und schlüssig beschrieben ist geschieht meist in einem weiteren, eigenständig durchgeführten PDCA-Zyklus

Phase „Plan“: Festlegung der erwarteten Ergebnisse 
Phase „Do“: Implementierung der erarbeiteten  Konzepte und Ideen zur Verbesserung; Testlauf der Konzepte 
Phase „Check“: Überprüfung der Ergebnisse des Testlaufs; Überprüfung der Arbeitsanweisungen und Standards aller betroffenen Bereiche
Phase „Act“: Einführung der überprüften Handlungsstandards auf breiter Front

• Der vorangegangene PDCA-Zyklus liefert Ergebnisse ob das Messsystem valide Daten liefert

3. Review Phase für „Ergebnisse organisieren“

• Spezielle Phase einplanen zur Überprüfung der veränderten Prozesse und des eingeführten Messsystems

Empfohlene Werkzeuge:

Prozessanalyse:
——–• Zuständigkeiten-Diagramm
——–• Spaghetti-Diagramm
——–• Phasendiagramm
——–• Flussdiagramm
——–• SOPs (Standard Operating Procedures)
——–• Beobachtungsbogen
——–• Wertschöpfungsanalyse
——–• Wertstromdesign

Aufbau Messsystem
——–• KPI (Key Performance Indicator)
——–• Schlüsselleistungsindikatoren
——–• Aufbau eines Messsystems
——–• Messsystemanalyse
——–• Stichprobenstrategie
——–• Laufzettel
——–• Fehlersammelkarte
——–• Rohdatenerfassungsblatt

 

KOSTENLOSE VORLAGE: Nutzen Sie die kostenlose Vorlage KVP Maßnahmenliste für eine strukturierte Planung und Durchführung Ihrer KVP Projekte.

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Ergebnisse auditieren als dritter Schritt des KVP Projektablauf

1. Bewertung des Prozesses

——–• Prozessleistung im laufenden Prozess bzw. in den Testläufen
———- des Pilotprozesses messen
——–• Messdaten erfassen und grafisch / statistisch auswerten
——–• Ermittelte Prozessleistung hinsichtlich der Erfüllung der
—- ——Kundenanforderungen bewerten

 

2. Erneute Optimierungsschleife

——–• Ursachen für Prozessschwächen mit ISHIKAWA-Diagramm/Methodik
—– —–finden  und die gesammelten Prozessdaten nach PARETO mit Prioritäten
——— –versehen
——–• Lösungsideen entwickeln, auf Machbarkeit prüfen und bezüglich
——— –möglicher Risiken bewerten (PRIORITÄTENMATRIX, FMEA, MURPHY)
——–• Prozessverbesserung planen (GANTT-Plan), umsetzen und die
——– —Wirksamkeit nachweisen

 

3. Review-Phase für „Ergebnisse auditieren“

• Spezielle Phase einplanen die erneut veränderten Prozesse zu überprüfen

 

4. Abschließende Prozessdokumentation und kontinuierliche Umsetzung

• Den nach (mindestens) drei Iterationsstufen nun als neuen „SOLL-Prozess“ Prozess als „fähigen Prozess“ definieren und nachvollziehbar dokumentieren
• Entscheiden, welche KPIs für Prozesssteuerung unbedingt notwendig sind (Ziel: „Frühwarnsystem“)
• Festlegen, wer für den Prozess verantwortlich ist

Damit ist dieses Ablaufmodell für ein KVP Projekt einmal „durchgelaufen“ und
man kann davon ausgehen dass der betrachtete Prozess in 9 von 10 Fällen weitgehend optimiert sein dürfte.

Empfohlene Werkzeuge

Grafische Datenanalyse
——–• Boxplot
——–• Punktediagramm
——–• Histogramm
——–• Verlaufs- & Säulendiagramm
——–• Kreis- & Streudiagramm
——–• Multi-Vari-Diagramm

Deskriptive Statistik
——–• Mittelwert, Median, Modalwert
——–• Spannweite, Varianz
——–• Standardabweichung
——–• Cp, Pp, Cpk, Ppk Werte
——–• Prozess-Sigma

Prozessanalyse und Verbesserung
——–• Problemlösungskreis (PLK)
——–• Flussdiagramm
——–• SOP (Beobachtungsbogen)
——–• Wertschöpfungsanalyse
——–• Wertstromdesign
——–• Ishikawa-Diagramm (mit 5M-Methode)
——–• Brainstorming
——–• Listenreduzierung
——–• Prioritäten-Matrix
——–• FMEA
——–• Risikoanalyse nach Murphy
——–• GANTT-Plan

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