Die 5S Methode – Ihre 5 S Audits und gezielte Arbeitsplatzorganisation

Vergeudete Arbeitszeit ist oftmals auf mangelnde Koordination zusammenhängender Geschäfts- oder Produktionsprozesse zurückzuführen. Dies führt zu Informationsmangel innerhalb des Unternehmens. Damit dieser behoben werden kann, müssen die fehlenden Informationen unter Einsatz von Arbeitszeit beschafft werden. Bringt man diese eigentlich unnötigen Suchvorgänge in Verbindung mit den Lohnkosten, lässt sich festhalten, dass unkoordinierte Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu Suchkosten führen, die es zu vermeiden gilt. Eine effektive Möglichkeit Suchkosten zu verringern und gleichzeitig die Produktion effizient zu gestalten, ergibt sich durch Anwendung der 5S Methode und die Überprüfung und Bewertung der 5S Umsetzung durch ein Audit 5 S. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie diese Methoden in Ihrem Unternehmen nutzen können und damit den kontinuierlichen Verbesserungsprozess KVP weiter vorantreiben.

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Sauberkeit als Grundvoraussetzung für Qualität

Auch standardisierte Arbeitsabläufe bergen Potenzial für Verschlankung. Gerade die Sicherstellung von Sauberkeit am Arbeitsplatz ist eine effektive Methode zur Optimierung von Unternehmensprozessen. Relativ leicht durchzuführen, ist Sauberkeit eine wesentliche Grundvoraussetzung für die Erreichung von definierten Qualitätsstandards. Zusätzlich wird so Zeit und Geld durch sinkende Suchkosten gespart. Verschmutzte Arbeitsplätze wirken sich negativ auf die Abläufe im Unternehmen aus:

• Die allgemeine Arbeitsatmosphäre und die Stimmung der Mitarbeiter steht
und fällt mit dem Grad der Sauberkeit im Arbeitsumfeld
• Starke Verschmutzungen führen zu einer steigenden Unfallgefahr; hier ist
insbesondere auf umherliegende Geräte und Werkzeuge zu achten, die
schnell zu Stürzen und somit zu Arbeitsunfällen führen können
• Unregelmäßige Reinigung von Maschinen und Werkzeugen führt zu
schnellerem Verschleiß und Ausfällen; durch Aufstellung und Einhaltung von
Reinigungs- und Wartungsplänen können kostenintensive Produktions –
ausfälle vermieden werden
• Befindet sich die Produktionsstätte nicht in ordnungsgemäßem Zustand, kann
dies zu Vertrauensverlusten bei Kunden und Lieferanten führen    

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Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation mit der 5S Methode

Im Zuge des kontinuierlichen Verbesserungsprozess KVP sollte man versuchen Schritt für Schritt Optimierungspotenziale zu erkennen und anschließend in Verbesserungen umzuwandeln. Für Verbesserungen bzw. Optimierungen der Arbeitsplatzorganisation eignet sich die 5S Methode aus dem Bereich LEAN Management. Das LEAN Konzept verfolgt als Ziel die Verschlankung der gesamten Unternehmensorganisation und die 5S Methode setzt dieses Ziel spezifisch für die Arbeitsplatzorganisation um. Hierbei geht man in fünf Schritten vor um Aufwand, Kosten und Arbeitsbelastung zu senken.

Die Schritte der 5S Methode

Aussortierung (SEIRI) – Trennen Sie die Spreu vom Weizen

In dieser Phase der 5S Methode wird eine Liste von allen Materialien, Werkzeugen und sonstigen Geräten angefertigt, die am Arbeitsplatz vorhanden sind. Anhand dieser Liste wird festgestellt, ob es am Arbeitsplatz Geräte gibt, die für den Produktionsprozess nicht benötigt werden und somit entsorgt oder dem Lager bzw. anderen Arbeitsplätzen zugewiesen werden können. Die Entfernung überflüssiger Werkzeuge macht den Arbeitsplatz übersichtlicher und schafft mehr Platz für den Arbeitnehmer. Werkzeuge und Geräte werden aussortiert, wenn sie am Arbeitsplatz doppelt vorhanden sind, nicht für diesen Arbeitsschritt gebraucht werden, beschädigt oder stark abgenutzt sind. Bestehen Unsicherheiten bei einigen Geräten, so sollten diese an einem speziellen Ort gelagert werden und die Häufigkeit der Nutzung sollte über einen festgelegten Zeitraum dokumentiert werden. Wird das entsprechende Gerät innerhalb dieses Zeitraums nicht genutzt, dann kann es ebenfalls einer anderen Verwendung zugeführt werden. Da die zu beobachtenden Werkzeuge mit einer roten Markierung versehen werden, nennt man dies auch die „Red Tag“-Methode.

Ordnung (SEITON) – Stellen Sie sichtbare Ordnung her

Zur Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis, aber auch zur Optimierung der Arbeitsabläufe und einer ergonomischeren Gestaltung des Arbeitsplatzes für den Arbeitnehmer, werden alle verbliebenen Geräte und Werkzeuge neu geordnet. Je nach Nutzungshäufigkeit und benötigter Position werden die Geräte am Arbeitsplatz positioniert. Da bei der Neuordnung des Arbeitsplatzes auf rechtliche Bestimmungen zu achten ist, kann es in speziellen Fällen sinnvoll sein, in diesen Schritt die Arbeit eines Experten einzubeziehen.

Säuberung (SEISO) – Säubern Sie

Die Verantwortung für Sauberkeit am Arbeitsplatz liegt bei jedem einzelnen Arbeitnehmer und die ordentliche Durchführung muss durch die Verteilung von genau definierten Zuständigkeiten erfolgen. Anhand von Arbeitsanweisungen und Checklisten kann sich jeder Mitarbeiter einen schnellen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben machen. So können Aufgaben nicht untergehen und es kommt zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsschutzes. Zusätzlicher Effekt der regelmäßigen und effektiven Reinigung ist die Verringerung von Schäden an Maschinen, da es durch die Begutachtung bei der Reinigung zu einer präventiven Wartung der Maschinen kommt.

Standards (SEIKETSU) – Schaffe Standards

Die entwickelte Anordnung von Geräten und Werkzeugen, aber auch die Abläufe und die definierten Reinigungs- und Wartungsvorgänge müssen nun zum allgemeinen Standard festgelegt werden. So weiß jeder Mitarbeiter Bescheid, die Aufgaben sind fest verteilt und die regelmäßige Durchführung und Implementierung der Maßnahme in den Arbeitsalltag sind sichergestellt. Zur Definition und Visualisierung der neu eingeführten Standards dienen Zeichnungen, Skizzen oder Fotos, die direkt am jeweiligen Arbeitsplatz, für jeden Mitarbeiter sichtbar, aufbewahrt werden. Ein weiterer Effekt der Festlegung von Standards ist die leichtere Durchführung von Kontrollen durch Vorgesetzte oder die Ermöglichung von Hinweisen durch Kollegen, sollten diesen Fehlentwicklungen auffallen.

Selbstdisziplin (SHITSUKE) – Stelle die Selbstdisziplin sicher

Ähnlich wie beim PDCA-Zyklus müssen nun Zeitintervalle festgelegt werden, die festlegen, wann und wie oft es zu einem neuen Durchlauf des Optimierungsprozesses kommen soll. Hier kommen alle eingeführten Maßnahmen auf den Prüfstand, es wird festgestellt, ob die Maßnahmen erfolgreich und zielführend waren und ob es weiteres Potenzial für Verbesserungen gibt. Wichtig ist es in dieser Phase, die beteiligten Mitarbeiter direkt in die Bewertung einzubeziehen und ihr Feedback konsequent auszuwerten. Durch den praktischen Umgang mit den entsprechenden Maßnahmen hat der Arbeitnehmer eine andere Sichtweise und kann somit die erarbeitete Neustrukturierung von arbeitsplatzfremden Experten erweitern und zu einer nachhaltigen Gestaltung beitragen.

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Bewertung und Kontrolle der Umsetzung von 5S durch 5 S Audits

Mit dem Audit 5 S prüfen Sie, ob und wieweit die 5S Methode zur Arbeitsplatzorganisation in Ihrem Unternehmen bereits umgesetzt wurde. In direkten Gesprächen mit Mitarbeitern erfahren Sie neben dem Stand der Umsetzung auch, wie der jeweilige Mitarbeiter die neue Maßnahme bewertet und welche weiteren Verbesserungsmöglichkeiten er sieht. Diese Teilhabe der Arbeitnehmer an der Um- bzw. Neugestaltung Ihres Arbeitsplatzes führt zu einer höheren Akzeptanz neuer Maßnahmen bei den Mitarbeitern und sorgt für mehr Nachhaltigkeit.

Zur zielführenden Bewertung der Maßnahmenumsetzung sollte in der direkten Durchführungsphase zwölf mal pro Jahr ein Audit 5 S durchgeführt werden. Hat die Maßnahme Eingang in den alltäglichen Produktionsprozess gefunden, sollte in jedem Quartal ein Audit 5 S stattfinden.

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Die 5S Methode im Zeitablauf

Eine direkte Umsetzung der 5S Methode im kompletten Unternehmen macht wenig Sinn, da Nutzen und Effekte nicht in jeder Branche oder jedem Teilbereich der Unternehmensorganisation gleich zu bewerten sind oder eine Einführung manchmal auch nicht zu spürbaren Verbesserungen führt. Die beste Möglichkeit herauszufinden, ob die Umsetzung der 5S Methode in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist und zu welchen Verbesserungen es kommt, ist die Anwendung der 5 S Methode in einzelnen Bereichen. So können Sie Aufwand und Nutzen, sowie die Akzeptanz unter den Mitarbeitern testen.

Um für diese Tests sinnvolle Vergleichswerte zu haben, sollten Sie vor Beginn der Umsetzung Mindestziele festlegen, anhand derer sich später ablesen lässt, ob die Erwartungen erfüllt werden konnten oder nicht. Die erfolgreiche Arbeitsplatzorganisation mit der 5 S Methode hängt u. a. von der zügigen Umsetzung, der Festlegung eines realistischen Zeitrahmens, der zur Verfügung Stellung des benötigten Equipment und dem Vorangehen der Vorgesetzten ab. Auf diese Punkte ist besonders zu achten, da Sie somit schon zu Beginn der Durchführung positive Zeichen setzen können.

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