Der KVP Coach als Schlüsselfigur im kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Der KVP Coach ist eine wichtige Rolle im Unternehmen und zuständig für die Umsetzung der KVP Managementmethode in seinem Betrieb. Der KVP Coach bedient sich bei seiner Arbeit verschiedener Methoden und Werkzeuge. Diese werden auf dieser Seite genauer vorgestellt sowie erklärt. Der KVP Coach muss neben fachlichen Kenntnissen ebenfalls umfangreiche Soft Skills besitzen, welche ihm die Arbeit im Team erleichtern. Ebenfalls das richtige Führen von Teams muss ihm geläufig sein. Hierzu gehört auch die Fähigkeit des “richtigen Delegierens”.

Rolle des KVP Coach

Die Herausforderung des KVP Coach besteht darin, dass er meist keine institutionelle Macht über die Teammitglieder besitzt. Das bedeutet, der KVP Coach ist kein hierarchischer Vorgesetzter. Er muss die Fähigkeit besitzen, jedes Teammitglied zu ermutigen, damit es individuell zur Zielerreichung durch das Team beiträgt. Das bedeutet auch, ggf. gegen die Position der Linienfunktion. Eine weitere Herausforderung ist, dass der KVP Coach sehr flexibel sein muss, um seinen Stil möglichst jeder, auch nicht vorhersehbaren, Situation anpassen zu können. Darüber hinaus muss der KVP Coach ein gutes Gefühl für Eigenarten, Bedürfnisse und die Stimmung seiner Teammitglieder haben.  Am wichtigsten ist jedoch, dass der KVP Coach jedes Teammitglied als kostbaren Experten akzeptiert.

Aufgaben des KVP Coach – Dafür ist er nicht zuständig

Um die Aufgaben des KVP Coach näher zu beschreiben, ist es zunächst notwendig, zu erklären, was die Aufgabe des KVP Coach nicht ist. Damit wird an dieser Stelle mit einigen Vorurteilen aufgeräumt, was das Arbeiten eines KVP Coach betrifft. Die Aufgabe des KVP Coach besteht nicht darin…

• … sich die Rosinen aus den Projekten zu picken
• … sich mit fremden Federn zu schmücken
• … alle Arbeiten an sich zu ziehen
• … zu glauben, der Beste zu sein

Im weiteren Verlauf dieser Seite werden wir Ihnen einige Aufgaben des Coaches näher erläutern und vorstellen. Zuvor zeigen wir Ihnen jedoch, welche Eigenschaften der KVP Coach für seine Rolle innerhalb des  kontinuierlichen Verbesserungsprozesses mitbringen sollte.

Video: KVP erfolgreich im Unternehmen einführen

 

Video: Was ist KVP / Kaizen?

 

Wichtige Eigenschaften eines KVP Coach

Vorweg die wichtigste Eigenschaft des KVP Coach ist es, authentisch zu sein sowie Autorität zu entwickeln (anstelle davon, autoritär zu sein). Eine weitere wichtige Eigenschaft ist es, die richtigen Methoden zu finden und anschließend diese Methoden richtig anzuwenden. Ferner sollte der KVP Coach mit Zeit umgehen können, getreu dem Motto “Wir haben alle keine Zeit, darum nehmen wir sie uns”.  Zuletzt ist es wichtig, die Erkenntnis zu haben, dass man niemanden ändern kann. Jedes Teammitglied kann sich nur selbst ändern. Das zu akzeptieren ist dabei oftmals eine Eigenschaft, welche vielen KVP Coaches schwer fällt.

Der KVP Coach als KVP Moderator

Der Moderator muss während der Teambesprechungen, geprägt durch ein positives Menschenbild, ein starkes Erwachsenen-Ich aufbauen und versuchen, die Transaktionen, die zwischen ihm und den Teammitgliedern ablaufen, vorwiegend parallel auf der Erwachsenen-Ebene zu führen.  Er sollte das Selbstwertgefühl seiner Gesprächspartner stärken, ohne selbst in die Defensive zu geraten. Ferner muss er die Diskussionen der Teammitglieder untereinander beobachten, um ggf. moderierend eingreifen zu können und auch als Motivator agieren.

Ihre Ausbildung zum KVP Coach

Präsenzschulung / Virtual-Classroom-Training: Besuchen Sie die Ausbildung zum KVP Coach und lernen Sie, wie Sie KVP Sitzungen erfolgreich moderieren und sowohl für Mitarbeiter als auch für die Geschäftsleitung als direkter Ansprechpartner für den KVP Prozess fungieren.

Delegieren als KVP Coach

Eine weitere Aufgabe des Coaches besteht darin, zu delegieren. Aber was bedeutet delegieren für den KVP Coach?

• Vorbehaltlos informieren
• Verantwortung sowie Befugnisse abgeben
• Mittel zur Verfügung stellen
• Alternative Lösungsvorschläge zulassen
• Erfolg abgeben können

Eine alte orientalische Weisheit sagt: “Wer alleine arbeitet, addiert – wer zusammen arbeitet multipliziert.”
Delegieren bedeutet also nicht, Teammitglieder sich selbst zu überlassen oder unangenehme Aufgaben oder die Verantwortung abzuschieben. Delegation erfolgt z.B. stets am Ende einer Teamsitzung. Zu einem klaren Delegationsauftrag durch den KVP Coach (sowie generell) gehören:

Das Prinzipienmodell der (Team-)Führung

KVP Experten tragen diese Grundhaltungen bereits zumeist unbewusst mit sich. Das Wahrnehmen dieser Prinzipien reicht i.d.R. aus, um seinen persönlichen Auftritt nach und nach durch “Ausprobieren” zu verbessern.

Transparenz durch Information

Geben Sie alle Informationen an die Teammitglieder weiter, denn nur wer ausreichend informiert ist und sich damit wertgeschätzt fühlt, kann sich verantwortlich einbringen und verhalten. Die Transparenz kann durch Kommunikation, also Dialog, noch weiter gefördert werden.

Autonomie und Partizipation

Die angeführte Transparenz führt dauerhaft nur zum Erfolg, wenn Beteiligung, z.B. bei einer Problemlösung / Prozessverbesserung, gegeben ist. Darüber hinaus wird die Akzeptanz für “nachteilige” Lösungen der Beteiligten gesteigert.

Konstruktive Rückmeldung

Sie sollten lernen, zu Loben und  zu Kritisieren (nicht Meckern), damit Sie Ihr Anliegen effizient und konstruktiv vorbringen können. Lob dient als Motivationsfaktor und Kritik, z.B. gegenüber Vereinbarungen für die nächste Teambesprechung, zur Korrektur des Verhaltens. Dieses Gespräch muss konstruktiv, sachlich, verhaltensorientiert, jedoch nicht persönlichkeitsbezogen durchgeführt werden. “Tough on the issue – soft on the person”.

Passung und Eignung im Team

Manchmal sitzt der “falsche” Mitarbeiter im Team. Hier können Gefühle der Unter- / Überforderung entstehen, zusätzlich zu Unzufriedenheit, sowohl beim Teammitglied, als auch beim Moderator / KVP Coach. Moderatoren müssen hier sensibel sein und richtig reagieren.

Das gute Vorbild

Wort und Tat müssen zusammenpassen und dabei authentisch sein. Diese Vorbildfunktion führt letztendlich zum Engagement der Beteiligten.

Stimulation durch Zielvereinbarungen

In den Teambesprechungen werden sogenannte Zielvereinbarungen getroffen, die Punkte, die bis zum nächsten vereinbarten Termin erledigt sein sollen. Appell: Ziele müssen auch in Teambesprechungen smart, also anspruchsvoll und konkret formuliert werden, um das erfolgreiche Instrument zur ständigen Verbesserung im Unternehmen zu sein.

Persönlichkeitsentfaltung

Über die Zielvereinbarungen hinaus möchten Teammitglieder ihr ggf. methodisches Know-How erweitern (Was habe ich davon, hier zu sitzen?). Es ist also nicht nur eine eigene “Kontrolle”, wenn man als KVP Coach die Methode der Wahl vorstellt, sondern gleichzeitig ein Aufbau an Kompetenz und ein Wecken von Interesse bei den Teammitgliedern.

Positive Wertschätzung

Jeder Mensch, auch als Teammitglieder will wertgeschätzt werden. Wesentlich für das erfolgreiche Arbeiten in Teams ist das respektieren und achten untereinander. Der Moderator muss hier nicht nur auf seine eigene Interaktion, sondern auch auf die der Teammitglieder untereinander achten.

Situative Führung

Je nach Gegenüber muss ein anderes, individuelles Verhaltensmuster gewählt werden. Dies ist kein Zeichen von Schwäche, sondern zeugt von Einfühlungsvermögen (Empathie). Sensible Teammitglieder sind dann eben mit den sprichwörtlichen “Samthandschuhen” anzupacken.

Video: Was ist ein Qualitätszirkel?

 

Video: Der Methodenbaum

 

Management & Moderation von Qualitätszirkeln

Das Management von Qualitätszirkeln bedeutet für den KVP Coach…

• … Sicherstellung der sichtbaren Unterstützung durch das Management
• … Sicherstellung der Steuerung
• … Betreuung und Unterstützung der Gruppentätigkeit
• … Aktivierung und Erhaltung kontinuierlicher Aktivitäten, z.B. durch TQM
• … Integration der Gruppen in die vorhandene betriebliche Struktur

Qualitätszirkel müssen im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses regelmäßig zusammen kommen, anfangs mindestens alle 14 Tage, später ca. alle 4 – 6 Wochen; themenbezogen ggf. wöchentlich. Qualitätszirkel sollten ca. 6 – 7 Teilnehmer umfassen. Verständnis sowie Unterstützung müssen auf allen hierarchischen Ebenen bestehen und ständig gezeigt werden. Die Einbeziehung aller relevanter Ebenen sowie Gruppen des Unternehmens ist ebenfalls elementar. Qualitätszirkel müssen immer wieder neu motiviert werden, die eingereichten Vorschläge müssen dann schnell beantwortet werden und eine Ablehnung muss begründet sein.

Einsatz von Medien

Hilfestellung für den KVP Coach im Umgang mit Informationen bieten Visualisierungen. Sie sind von Bedeutung, da Dinge visuell besser wahrgenommen werden und sie ein wesentliche Unterstützung bei der Arbeit von Teams darstellen. Sie dienen der…

• Steigerung der Konzentration, Aufmerksamkeit sowie Merkfähigkeit
• Vermeidung von Missverständnissen
• Selektion von Informationen
• einfacheren Vermittlung schwieriger Sachverhalte
• Präsentation von Aussagen

Jeder kann sich mit dem Ergebnis identifizieren, da jeder seinen Beitrag und somit die Entstehung des Ergebnisses sehen kann. Arbeiten mit z.B. Metaplantechnik fördert die Zusammenarbeit deutlich besser als das Arbeiten mit einem Beamer. Die Kreativität wird zusätzlich durch entsprechende visuelle Techniken angesprochen.

7er Methodenbündel für die Arbeit als KVP Coach

Sinnvolle Darstellungen werden aus den “7er” Methodenbündeln entnommen. Die “Sieben Qualitätswerkzeuge” dienen dabei der Darstellung von Zahlen, Daten sowie Fakten. Die “Sieben Managementwerkzeuge” sind nützlich bei nicht numerischen Fragestellungen sowie für neue Lösungsfindungen. Es handelt sich dabei um Problemlösungstechniken, die unter Anwendung visueller Hilfsmittel zur Analyse verbaler Informationen dienen. Sie werden insbesondere im Rahmen von Gruppenarbeiten eingesetzt. Hier stehen kaum numerische Daten zur Verfügung. Zu ihnen gehören:

• Affinitätsdiagramm
• Relationsdiagramm sowie Baumdiagramm
• Portfolio-Diagramm sowie Matrix-Diagramm
• Problem-Entscheidungsplan sowie Netzplan

Unterstützende Methoden des KVP Coach

Das erfolgreiche Arbeiten von Qualitätszirkeln bzw. KVP Teams macht eine Sensibilisierung für Randbedingungen erforderlich. Diese unterstützenden Methoden stellen dabei eine realistische Chance zum erfolgreichen Handeln als KVP Coach dar. Sie sind die kleineren Rädchen in dem Getriebe der mächtigeren Methoden.

Teamarbeit als KVP Coach

Viele methodische Vorgehensweisen zeichnen sich dadurch aus, dass sie im Team angewendet werden. Die Expertenrunde macht sich dabei i.d.R. unter Anleitung eines Moderators das Kommunikationsmodell zu Eigen. Bei der Übertragung von Informationen behält der Mensch:

• 20% durch hören
• 30% durch sehen
• 50% durch hören und sehen
• 70% worüber er selbst spricht
• 90% was er selbst macht

So funktioniert die Moderation einer Besprechung

In der Literatur gibt es viele Anleitungen, wie man eine Besprechung führt sowie leitet. Der KVP Coach muss ebenfalls als Moderator einer Besprechung geübt sein. Hier finden Sie nun im Anschluss eine Anleitung in zehn Punkten, was man für eine erfolgreiche Besprechung beachten sollte:

• Bereiten Sie sich vor
• Sorgen Sie für einen positiven Start
• Legen Sie Ziel, Agenda sowie Tagesordnung fest
• Visualisieren Sie alles
• Stellen Sie zunächst die methodische Vorgehensweise vor
• Sie sind als Moderator neutral
• Stellen Sie Fragen
• Verfolgen Sie das verabredete Thema
• Treffen Sie konkrete Vereinbarungen
• Positiver Abschluss

Ihr Einstieg in die KVP Grundlagen und Methoden

Präsenzschulung: Besuchen Sie unsere Schulung zu den KVP Grundlagen und KVP Methoden und erfahren Sie, wie Sie Ihre Verbesserungsprojekte mithilfe der KVP Roadmap umsetzen.

E-Learning Kurs: Alternativ können Sie diese Schulung auch online als E-Learning Kurs durchführen. Sparen Sie Zeit und lernen Sie in Ihrem optimalen Tempo. Werfen Sie auch einen Blick in den kostenlosen Demokurs!

Der immaterielle Werkzeugkasten des KVP Coach

Ausbildung zum KVP Coach

Die Ausbildung zum KVP Coach erfolgt meist in mehreren Seminaren. In Deutschland gibt es dabei mehrere Anbieter bzw. Trainer solcher KVP Ausbildungen. In unserer Ausbildungsübersicht sehen Sie dabei den Ablauf einer KVP Ausbildung – Seminar für Seminar. Hier können Sie sehen, was zur Qualifikation zum KVP Coach erforderlich ist. Vor allem benötigen Sie KVP Methodenkompetenzen. Der KVP Coach hat zudem noch die Möglichkeit, sich zum KVP Experten weiterbilden zu lassen und hier ein anerkanntes Zusatzzertifikat zu erwerben.